L'Archivio è gestito da un gruppo, denominato Gruppo Archivio del "Gruppo alle Fonti", su mandato del Consiglio Direttivo dell'Istituto.
Il Gruppo Archivio garantisce l'idonea conservazione e utilizzazione a scopi conoscitivi, didattici, documentari, della raccolta di scritti e manoscritti, prodotti nell'arco della sua intera vita da Roberto Assagioli e garantisce altresì l'ordinamento e la valorizzazione dell'archivio stesso e del suo contenuto documentale ed energetico.
Il Gruppo sovrintende alle attività dell'Archivio e provvede allo stesso svolgendo le seguenti funzioni:
a) gestisce le attività di catalogazione e archiviazione, in sede e on-line.
b) vigila sulla conservazione del materiale e ne cura e organizza la consultazione.
c) cura i rapporti con altri istituti culturali o singoli, per la più ampia fruizione e valorizzazione della documentazione conservata.
d) cura l'eventuale acquisizione di documenti che possano integrare o comunque arricchire il patrimonio documentario.
e) promuove, insieme al Gruppo Eventi, incontri di consultazione, ricerca e studio.

Non tutte le sezioni sono ancora completamente censite e catalogate, per cui alcune parti sono al momento non consultabili; l'Archivio può essere pertanto temporaneamente chiuso per motivate esigenze di servizio o per lavori di riordino e sistemazione del materiale.
Non è al momento ancora disponibile un elenco dettagliato completo di tutto il materiale.
Il presente regolamento disciplina l'accesso, la consultazione, la riproduzione e l'eventuale pubblicazione dei documenti ivi conservati.

Accesso
- L'accesso individuale alla consultazione dei documenti dell'Archivio, parte dei quali ha carattere riservato, è sottoposto a valutazione da parte del responsabile dell'Archivio in base alle finalità della richiesta, in accordo con il C. D. dell'Istituto.
- L'utente è tenuto a inviare con anticipo la propria richiesta di accesso personalmente presso la Segreteria dell'Istituto o via e-mail all'indirizzo: istituto@psicosintesi.it , indicando i propri dati identificativi, il tema e la finalità della ricerca, i tempi di presenza previsti, nonchè la propria conoscenza della Psicosintesi, l'eventuale frequentazione di un Centro di Psicosintesi e associazione all'Istituto.
Tali dati sono riportati in un apposito modulo, che viene consegnato personalmente al momento della consultazione.
- I moduli sono conservati e archiviati; i dati personali e le altre informazioni in essi richiamati sono trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di trattamento dei dati personali.
- Il responsabile dell'Archivio in accordo con il C.D., valutata la richiesta, rilascia l'autorizzazione all'accesso, che viene consegnata personalmente o via e-mail al richiedente.
- L'autorizzazione è valida per tre mesi, a partire dalla data di rilascio della stessa, salvo proroghe decise in base ad esigenze particolari, a discrezione del responsabile dell'Archivio in accordo con il C.D.
- I tempi di accesso all'Archivio sono regolati in relazione alle esigenze emergenti dalla richiesta di consultazione. E' possibile concordare tempi e modi, contattando la Segreteria dell'Istituto, ed incontrare i rappresentanti del Gruppo Archivio in occasione delle riunioni programmate annualmente, le cui date possono essere richieste presso la Segreteria dell'Istituto.

Consultazione
- La consultazione dei documenti avviene nelle sale predisposte e nei tempi (date e orari) preventivamente programmati.
- Le modalità di consultazione dei documenti sono stabilite dal presente regolamento.
- Durante la consultazione dei documenti si prega di non:
a) usare stilografiche o altre penne a inchiostro;
b) scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti;
c) apporre segni o numerazioni sulle carte;
e) alterare l'ordine delle carte e degli inserti;
f) scambiarsi il materiale archivistico;
g) introdurre in sala cibi e bevande.
In ogni caso, si invitano gli utenti al rispetto del luogo e ad avere cura e cautela nel maneggiare il materiale.
- L'utente è tenuto a rispettare l'ordine e l'integrità dei documenti a lui consegnati per la consultazione. L'eventuale disordine pregresso o danni rilevati alla consegna vanno segnalati al responsabile.
- E' ammessa la consultazione di un numero limitato di documenti per volta, in base alla loro tipologia e alle disposizioni del responsabile presente.
- In sala studio è ammesso l'uso del personal computer.

Ricerche per corrispondenza
Il personale dell'Archivio non effettua al momento ricerche e invii di copie del materiale per corrispondenza.

Riproduzione
- E' possibile richiedere la riproduzione fotostatica o digitale dei documenti specificando la finalità dell'utilizzo, previa autorizzazione del responsabile o del C.D.
- La riproduzione dei documenti è svolta dal personale interno secondo la disponibilità dello stesso e richiede un adeguato rimborso spese.
- La riproduzione tramite fotocopia non è consentita per:
documenti manoscritti
documenti rilegati
documenti facilmente deteriorabili o in cattivo stato di conservazione;
- La riproduzione digitale con mezzi propri deve esse autorizzata dal responsabile dell'Archivio o dal C.D.
Si fa appello alla coscienza profonda di chi viene a consultare l'Archivio perchè si sensibilizzi allo spirito dell'Istituto di Psicosintesi e al rispetto dell'unicità e integrità dell'opera di Roberto Assagioli, evocando in sà il retto atteggiamento nei confronti della riproduzione e appropriazione di copie dei documenti.

Riproduzione per pubblicazione
- La riproduzione e l'utilizzo di materiale archivistico per scopi editoriali, tesi, studi, progetti o eventi deve essere autorizzata dal C.D., cui va preventivamente inviata una richiesta nella quale l'interessato dovrà fornire ogni dato e informazione necessaria ad una opportuna valutazione, indicando scopo e caratteristiche dell'iniziativa, modalità e tempi di esecuzione delle riproduzioni, finalità e destinazione.
- Ogni riproduzione dovrà indicare l'identificazione del documento e della fonte, riportando esplicitamente la dicitura "per gentile concessione dell'Istituto di Psicosintesi, Firenze".
- Si invita chi pubblica opere a stampa o video o altro formato, che riproducano documenti provenienti dall' Archivio, a depositarne due copie presso l'Istituto.