L'Archivio è gestito dal Gruppo Archivio del "Gruppo alle Fonti", su mandato del Consiglio Direttivo dell'Istituto.
Il Gruppo Archivio garantisce l'idonea conservazione e utilizzazione a scopi conoscitivi, didattici, documentari, della raccolta di scritti e manoscritti, prodotti nell'arco della sua intera vita da Roberto Assagioli e garantisce altresì l'ordinamento e la valorizzazione dell'archivio stesso e del suo contenuto documentale ed energetico.

Il Gruppo sovrintende alle attività dell'Archivio e provvede allo stesso svolgendo le seguenti funzioni:
a) gestisce le attività di catalogazione e archiviazione, in sede e on-line.
b) vigila sulla conservazione del materiale e ne cura e organizza la consultazione.
c) cura i rapporti con altri istituti culturali o singoli, per la più ampia fruizione e valorizzazione della documentazione conservata.
d) cura l'eventuale acquisizione di documenti che possano integrare o comunque arricchire il patrimonio documentario.

Il Gruppo Attività Casa Assagioli del "Gruppo alle Fonti" promuove incontri nell’ambito dei quali sono previsti la consultazione, la ricerca e lo studio dei documenti dell’Archivio.

L’Archivio Assagioli è suddiviso attualmente in 3 sezioni: “Archivio Studio”,“Schedario Synthesis” e  “Archivio Alle Fonti”.
Non tutte le sezioni sono ancora completamente censite e catalogate, per cui alcune parti sono al momento non consultabili; l'Archivio può essere pertanto temporaneamente chiuso per motivate esigenze di servizio o per lavori di riordino e sistemazione del materiale.
Non è al momento ancora disponibile un elenco dettagliato completo di tutto il materiale.
Il presente regolamento disciplina l'accesso, la consultazione, la riproduzione e l'eventuale pubblicazione dei documenti ivi conservati.

Accesso
- L'accesso individuale alla consultazione dei documenti dell'Archivio, parte dei quali ha carattere riservato, è sottoposto a valutazione da parte del responsabile dell'Archivio in base alle finalità della richiesta, in accordo con il C. D. dell'Istituto.
- L'utente è tenuto a inviare con anticipo la propria richiesta di accesso personalmente presso la Segreteria dell'Istituto o via e-mail all'indirizzo: istituto@psicosintesi.it , indicando i propri dati identificativi, il tema e la finalità della ricerca, i tempi di presenza previsti, nonchè la propria conoscenza della Psicosintesi, l'eventuale frequentazione di un Centro di Psicosintesi e associazione all'Istituto.
Tali dati sono riportati in un apposito modulo, che viene consegnato personalmente al momento della consultazione.
- I moduli sono conservati e archiviati; i dati personali e le altre informazioni in essi richiamati sono trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di trattamento dei dati personali.
- Il responsabile dell'Archivio in accordo con il C.D., valutata la richiesta, rilascia l'autorizzazione all'accesso, che viene consegnata personalmente o via e-mail al richiedente.
- L'autorizzazione è valida per tre mesi, a partire dalla data di rilascio della stessa, salvo proroghe decise in base ad esigenze particolari, a discrezione del responsabile dell'Archivio in accordo con il C.D.
- I tempi di accesso all'Archivio sono regolati in relazione alle esigenze emergenti dalla richiesta di consultazione. E' possibile concordare tempi e modi, contattando la Segreteria dell'Istituto, ed incontrare i rappresentanti del Gruppo Archivio in occasione delle riunioni programmate annualmente, le cui date possono essere richieste presso la Segreteria dell'Istituto.

E’ inoltre possibile partecipare agli incontri organizzati dal Gruppo Attività Casa Assagioli e successivamente concordati con i responsabili; per informazioni v.: www.psicosintesi.it/attivita-casa-assagioli

Consultazione
- La consultazione dei documenti avviene nelle sale predisposte e nei tempi (date e orari) preventivamente programmati.
- Le modalità di consultazione dei documenti sono stabilite dal presente regolamento.
- Durante la consultazione dei documenti si prega di non:
a) usare stilografiche o altre penne a inchiostro;
b) scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti;
c) apporre segni o numerazioni sulle carte;
e) alterare l'ordine delle carte e degli inserti;
f) scambiarsi il materiale archivistico;
g) introdurre in sala cibi e bevande.
In ogni caso, si invitano gli utenti al rispetto del luogo e ad avere cura e cautela nel maneggiare il materiale.
- L'utente è tenuto a rispettare l'ordine e l'integrità dei documenti a lui consegnati per la consultazione. L'eventuale disordine pregresso o danni rilevati alla consegna vanno segnalati al responsabile.
- E' ammessa la consultazione di un numero limitato di documenti per volta, in base alla loro tipologia e alle disposizioni del responsabile presente.
- In sala studio è ammesso l'uso del personal computer.

Ricerche per corrispondenza
Il personale dell'Archivio non effettua al momento ricerche e invii di copie del materiale per corrispondenza.

Riproduzione
- E' possibile richiedere la riproduzione fotostatica o digitale dei documenti specificando la finalità dell'utilizzo, previa autorizzazione del responsabile o del C.D.
- La riproduzione dei documenti è svolta dal personale interno secondo la disponibilità dello stesso e richiede un adeguato rimborso spese.
- La riproduzione tramite fotocopia non è consentita per:
- documenti manoscritti
- documenti rilegati
- documenti facilmente deteriorabili o in cattivo stato di conservazione;
- La riproduzione digitale con mezzi propri deve esse autorizzata dal responsabile dell'Archivio o dal C.D.
Si fa appello alla coscienza profonda di chi viene a consultare l'Archivio perchè si sensibilizzi allo spirito dell'Istituto di Psicosintesi e al rispetto dell'unicità e integrità dell'opera di Roberto Assagioli, evocando in sà il retto atteggiamento nei confronti della riproduzione e appropriazione di copie dei documenti.

Riproduzione per pubblicazione
- La riproduzione e l'utilizzo di materiale archivistico per scopi editoriali, tesi, studi, progetti o eventi deve essere autorizzata dal C.D., cui va preventivamente inviata una richiesta nella quale l'interessato dovrà fornire ogni dato e informazione necessaria ad una opportuna valutazione, indicando scopo e caratteristiche dell'iniziativa, modalità e tempi di esecuzione delle riproduzioni, finalità e destinazione.
- Ogni riproduzione dovrà indicare l'identificazione del documento e della fonte: “Archivio Assagioli, Firenze”, riportando esplicitamente nella pubblicazione la dicitura "per gentile concessione dell'Istituto di Psicosintesi, Firenze".
- Si invita chi pubblica opere a stampa o video o altro formato, che riproducano documenti provenienti dall' Archivio, a depositarne due copie presso l'Istituto.